Datenschutzerklärung

Avalando Facility Management GmbH
Neuer Wall 71, 20354 Hamburg, Deutschland
E-Mail: info@avalando-fm.de
Telefon: 040 28095445
Vertreten durch den Geschäftsführer: Benjamin Michelsen

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da gesetzlich nicht erforderlich.

Unsere Unternehmenswebsite wird bei der IONOS SE gehostet; unsere Facility-Management-Plattform wird auf Servern innerhalb der EU (Lovable Cloud / Supabase, Rechenzentren in der EU) betrieben. Mit den Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf werden automatisch Zugriffsdaten verarbeitet:

• IP-Adresse (ggf. gekürzt)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten und Dateien
• Referrer-URL
• Browser und Betriebssystem

Zweck: technische Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit und Optimierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: max. 7 Tage.

Wir verwenden ausschließlich eigene (First-Party-)Speichereinträge. Technisch notwendig sind: Anmelde-/Session-Daten des Portals, Ihre Cookie-Auswahl, die Design-Einstellung (hell/dunkel) sowie eine Sitzungskennung für Formular-Missbrauchsschutz.

Einwilligungspflichtig ist unsere eigene Reichweitenmessung (Seitenaufrufe, angeklickte Schaltflächen, Herkunft/UTM-Parameter, Sitzungskennung). Diese Daten werden ausschließlich in unserer eigenen Datenbank in der EU gespeichert und nicht an Werbenetzwerke weitergegeben. Ohne Ihre Einwilligung findet keine Messung statt.

Ebenfalls einwilligungspflichtig ist Google Analytics 4 (Messkennung G-PV9KHNRZF1, Anbieter: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Damit messen wir Seitenaufrufe, Klicks auf Schaltflächen sowie abgesendete Anfragen (Leads), um unsere Website zu verbessern. Die IP-Adresse wird gekürzt (anonymize_ip), es findet keine Fremdwerbung statt. Die Scripte werden erst geladen, nachdem Sie „Alle akzeptieren" gewählt haben; im internen Bereich (Admin, Portal, Techniker-App) findet keine Messung statt. Eine Übermittlung in die USA ist möglich – Grundlage sind Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.

Werbe-Pixel, Social-Media-Plugins und Fremdwerbung sind nicht eingebunden. Web-Schriftarten werden von Google Fonts geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse technisch an Google übermittelt.

Cookie-Einstellungen ändern

Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch erforderlich); § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Reichweitenmessung, Schriftarten).

Wenn Sie uns per Kontaktformular, Angebotsanfrage, Preisrechner, Terminbuchung, E-Mail oder Telefon erreichen, verarbeiten wir Ihre Angaben – in der Regel Name, Unternehmen, Anschrift bzw. Objektadresse, E-Mail, Telefonnummer, gewünschte Leistungen und Ihre Nachricht.

Zur Abwehr von Spam prüfen wir Eingaben automatisiert (u. a. Zeitverhalten, Honeypot-Felder, Häufigkeit pro Sitzung).

Zwecke: Bearbeitung der Anfrage, vorvertragliche Kommunikation, Angebots- und Vertragsabwicklung. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung zzgl. 6 Monate, bei Vertragsschluss nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 10 Jahre).

Für Kund:innen mit Portalzugang verarbeiten wir Zugangsdaten (E-Mail, Passwort-Hash, optional Zwei-Faktor-Authentifizierung), Objekt- und Vertragsdaten, Tickets und Meldungen, Aufträge und Arbeitsrapporte, Prüfberichte und Mängel, Zählerstände sowie Angebote und Rechnungen.

Der Zugriff ist streng nach Mandant, Niederlassung und Rolle getrennt und wird technisch auf Datenbankebene erzwungen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Nachweis- und Prüfpflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit).

Für unsere Beschäftigten verarbeiten wir Stamm-, Vertrags-, Abwesenheits- und Zeitdaten, Arbeitsrapporte und Tagesnachweise, Qualifikationen sowie Auswertungen zur Arbeitsqualität. In der Techniker-App werden Einsatzdaten, Zeiterfassung, Fotos zur Leistungsdokumentation und – nur bei aktivierter Freigabe und während eines Einsatzes – Standortdaten verarbeitet.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG (Beschäftigungsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Arbeitszeit- und Nachweispflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Standort).

Zur Auswertung von Dokumenten (Prüfberichte, Tagesnachweise, Verträge, Eingangsrechnungen, Postbelege) und zur Vorbereitung von Texten nutzen wir KI-Modelle über das Lovable AI Gateway (Modelle von Google). Dabei werden die jeweiligen Dokumentinhalte zur Verarbeitung an den Modellanbieter übermittelt. Eine Nutzung Ihrer Daten zum Training der Modelle findet nach den vertraglichen Vereinbarungen nicht statt.

Ergebnisvorschläge der KI (z. B. erkannte Mängel, Positionen, Preise) werden vor der Verwendung durch Mitarbeitende geprüft. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf Basis Ihrer Einwilligung erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

Zusätzlich können Nachunternehmer die für die Auftragsdurchführung erforderlichen Objekt- und Mängeldaten erhalten.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Unsere Daten werden vorrangig in der EU verarbeitet. Bei einzelnen Diensten (KI-Modelle, Stripe, Schriftarten) kann eine Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen werden. Diese erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO bzw. auf Basis des EU-US Data Privacy Framework.

Verlinkungen zu unseren Profilen (z. B. LinkedIn, Xing, Instagram, Facebook, YouTube) sind reine Links. Es werden keine Inhalte oder Skripte dieser Anbieter beim Seitenaufruf geladen; eine Datenübertragung erfolgt erst, wenn Sie den Link aktiv anklicken.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Unternehmenspräsentation).

• Server-Logdaten: max. 7 Tage
• Cookies / lokale Speicherung: bis Ablauf oder Widerruf
• Reichweitenmessung: 12 Monate
• Anfragen ohne Vertragsschluss: nach Bearbeitung zzgl. 6 Monate
• Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 6 bzw. 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Prüf- und Wartungsnachweise: entsprechend den gesetzlichen Nachweispflichten

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Portal- und Plattformdaten ist über Rollen- und Mandantentrennung, Berechtigungsprüfungen auf Datenbankebene sowie optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert.

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Bitte richten Sie Anfragen per E-Mail an info@avalando-fm.de oder über unser Kontaktformular.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig für Hamburg:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
https://www.datenschutz-hamburg.de

Diese Datenschutzerklärung ist gültig ab August 2026. Wir behalten uns vor, sie bei technischen, rechtlichen oder inhaltlichen Änderungen zu aktualisieren.